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AVIS AUX MILIEUX DU TRAVAIL

DÉPLACEMENTS

     Comme vous le savez sans doute déjà, la Commission a connu, depuis une dizaine. d’années, un nombre sans précédent de changements législatifs et organisationnels qui ont radicalement transformé à la fois ses activités et son mode de fonctionnement. En outre, ces changements sont pour la plupart survenus pendant une période de restrictions budgétaires qui a forcé le personnel à produire davantage avec des moyens réduits . Du reste, sur ce plan, la situation n’a guère changé. Au jour d’aujourd’hui, la Commission doit toujours satisfaire à l’obligation de comprimer ses coûts de programmes tout en trouvant des moyens de dispenser ses services de la manière la plus efficiente possible.

     Bien entendu, à la Commission, l’effet des compressions s’est aussitôt traduit par une réduction des déplacements à des fins d’audience. Je dis bien à des fins d’audience parce que, en réalité, les déplacements sont plus nombreux que jamais à la Commission. Pour des raisons opérationnelles, toutefois, la plus grande partie des fonds de voyage est attribuée soit à la médiation sur place (qui aboutit à un règlement dans plus de 80 % des cas), soit aux processus administratifs (p. ex. scrutins de représentation obligatoires) qui doivent nécessairement se dérouler sur place. Il reste bien peu de crédits pour les audiences à l’extérieur de la ville. En conséquence, la Commission voit ses agents se déplacer plus que jamais, alors que c’est le contraire pour ses membres.

      Depuis 1996, effectivement et pour la majorité des catégories d’affaires, les deux premières journées d’audience ont d’office lieu à Toronto – où les dossiers peuvent être regroupés, où les agents des relations de travail sont plus facilement disponibles et où les membres des comités d’audience peuvent vaquer à d’autres tâches si (comme il arrive fréquemment) l’affaire ne débute pas immédiatement, ou encore s’il y a règlement ou ajournement le jour de l’audience. C’est ainsi que la Commission optimise le temps de ses membres et qu’elle parvient à s’acquitter le plus efficacement de sa charge de travail – le plus grand nombre d’affaires survenant dans un rayon de 250 km de Toronto. En d’autres termes, la Commission a dû maintenir un équilibre entre l’accès à des audiences sur place et la façon la plus rapide et la moins onéreuse de résoudre la majorité des affaires dont elle est saisie.

      Nous savons pertinemment que la politique de déplacements de la Commission peut entraîner des difficultés pour les parties qui se trouvent dans certaines régions géographiques ou dans certaines situations financières – particulièrement lors d’instances relativement longues, qui exigent plus d’une série de journées d’audience et donc plus d’un déplacement. Ces conditions ont et continueront d’avoir des répercussions sur les services. Cependant, comme le démontre l’expérience des dernières années, nous poursuivons nos efforts pour atténuer ces inconvénients en prévoyant davantage d’audiences à l’extérieur, sur demande et dans toutes les affaires qui durent un certain temps – même si cela n’est pas possible, comme nous le relevons ci-dessous, pour toutes les catégories d’affaires.

     Les affaires qui surviennent dans un rayon de 250 km de Toronto (trajet en voiture) continueront d’être entendues entièrement à Toronto. Par ailleurs, pour les affaires qui se présentent dans des endroits éloignés de plus de 250 km, la Commission continuera de se rendre, après les deux premières journées, dans les centres régionaux ci-après (Ottawa, Thunder Bay, Sudbury, North Bay, Sault Ste. Marie, Timmins et Windsor/Sarnia), automatiquement, sur demande, à moins que les autres objectifs et obligations de la Commission n’en soient compromis. Par exemple, les requêtes en vertu de l’article 133, les causes liées à une grève ou à un lockout et les requêtes relatives à une première convention . continueront d’être entendues à Toronto dans leur intégralité. Ce sont là des catégories d’affaires dont le régime d’audience est prescrit par la loi, ce dont nous pouvons à juste titre être tenus responsables. De même, les affaires relatives à une première convention doivent être ENTENDUES et TRANCHéES dans les 30 jours (selon la loi), alors que, dans le cas d’affaires non assorties de délais réglementaires (grèves et lockouts), nous nous efforçons de statuer dans les 24-48 heures, en raison de la nature des dommages-intérêts entraînés dans le cas contraire. Néanmoins, cela étant dit, nous continuerons à nous déplacer davantage pour entendre les affaires d’autres catégories s’il s’agit d’une durée supérieure à deux journées.

      La plupart des avocats régionaux ont généralement et promptement signalé au greffier les affaires susceptibles d’exiger relativement plus de temps et à l’égard desquelles ils proposent un changement de lieu dans l’éventualité d’une reprise de l’audience. Notons de plus que la majorité de ces affaires aboutissent à un règlement de manière analogue à celles qui se présentent plus près de Toronto. S’il en va autrement, le greffier doit être mis au courant au plus tôt de la possibilité d’une reprise à l’extérieur de la ville. Pour pouvoir continuer à nous déplacer plus ou moins automatiquement pour toutes les affaires d’une certaine durée, il nous faudra disposer à l’avance des renseignements nécessaires à la planification de ces déplacements. En outre, pour la gestion des coûts de déplacements plus nombreux à des fins d’audience, nous devrons pouvoir compter sur la coopération des avocats :

     Il est essentiel d’épuiser toutes les possibilités de règlement avant la date fixée pour l’audience. Avant 1995, jusqu’à 25 % des affaires provenant de l’extérieur se réglaient le jour même de l’audience; cela constituait – vous en conviendrez sans peine – un gaspillage de ressources pour la Commission, sur les plans à la fois des journées d’audience et des coûts en temps et en transport. Ajoutons que l’affectation d’un comité à une affaire de l’extérieur ne se modifie pas facilement ni utilement, ce qui a des retombées sur le calendrier et la conclusion d’autres affaires

     Il est essentiel que l’enquête préalable et l’échange de documents aient lieu avant le début de l’audience, afin d’éviter d’empiéter sur le temps d’audience.

     Il est important que la Commission dispose d’une estimation précise du nombre total de journées d’audience qui peuvent être nécessaires, de façon à minimiser le besoin d’autres déplacements pour clore l’affaire.

      à moins d’obtenir le concours suivi des avocats sur ces points, la Commission sera impuissante à contenir les coûts afférents à cette modification de politique. En conséquence, afin d’aider les avocats à se pencher sur ces questions et permettre à la Commission de se faire une idée plus juste de ses besoins en matière de déplacements à l’extérieur de la ville, nous demandons aux avocats de continuer à nous signaler toute affaire de l’extérieur dont l’audience pourrait s’étendre sur plus de deux jours. Nous demandons également aux avocats de nous aider à réduire au minimum les déplacements des témoins, en nous signalant au plus tôt toute question préliminaire devant être résolue.

      En ce qui concerne les requêtes en accréditation, cette procédure est déjà (habituellement) suivie dans le contexte des rencontres d’ accréditation régionale avec les agents de la Commission. En ce qui concerne les autres catégories d’affaires, la Commission organise, sur demande, une conférence préparatoire par téléphone, dans le but de repérer et de résoudre, le cas échéant, tout problème se rapportant aux sujets suivants : objections préliminaires; demandes d’intervention (et modalités afférentes, s’il y a lieu); production et divulgation de documents; production et dépôt en preuve de pièces ou de déclarations (pour éviter les assignations); ordonnances de non-divulgation; nombre, identité et ordre de comparution des témoins; questions liées aux assignations, aux témoins experts ou aux rapports; possibilité d’exposés convenus des faits; dépôt de documents faisant autorité; questions relatives à l’interprétation, à la transcription officielle et à l’enregistrement; questions touchant le lieu ou la durée des audiences; services de médiation et autres.

      Nous savons d’expérience que ce processus permet aux parties et à la Commission de se faire une meilleure idée de l’envergure de l’affaire et d’optimiser l’utilisation des deux premières journées d’audience. Le processus a aussi permis de minimiser les causes de gaspillage du temps d’audience et du temps des témoins, lesquels doivent se tenir en disponibilité pendant les deux premières journées mais que le comité ne convoque pas, occupé qu’il est à régler des questions préliminaires . Cette façon de procéder est vexante pour les témoins et coûteuse pour les parties de l’extérieur.

      L’expérience suggère que ce système, même s’il représente dans certains cas une étape supplémentaire pour les parties et la Commission, a réussi à abaisser les coûts initiaux pour les avocats et les témoins qui doivent se rendre à Toronto pour les deux premières journées d’audience. Il a aussi aidé la Commission à mieux réagir aux pressions continues dont j’ai fait mention ci-dessus.

      En particulier, la Commission ne peut assurer que les dates de reprise des audiences tenues à l’extérieur seront toujours fixées en consultation avec l’avocat, ni que ces dates, une fois fixées, pourront permettre des ajournements (même après consultation) à moins qu’il n’existe des motifs impérieux de ce faire et que la demande ne soit présentée en temps opportun. En outre, bien entendu, la Commission doit encore, dans des situations très diverses, statuer sur tout un éventail d’affaires et tenir compte des pressions opérationnelles et financières du moment de même que des priorités et disponibilités de ses membres, facteurs qui, pris ensemble ou isolément, exigent périodiquement l’utilisation la plus rigoureuse qui soit de ses ressources.

     Tim R. Parker
     Le directeur-greffier